5 einfache Massnahmen, die die Meeting-Kultur deines Teams verbessern und mehr Zeit für Relevantes schaffen.
Hast du dich nach einem langen Arbeitstag schonmal gefühlt, als hättest du nichts erreicht, weil du den grössten Teil des Tages in Meetings verbracht hast?
Driften deine Gedanken während Meetings regelmässig ab zu Rezepten fürs Abendessen, Ideen zur Rettung des Klimas oder zur nächsten Velo-Tour? Dann geht es dir wie vielen anderen auch.
Im Idealfall bieten Meetings einen Rahmen für kreatives Brainstorming, zielführende Diskussionen, neue Ideen, Entscheidungen und Informationsaustausch und beflügeln damit Team-Produktivität und Team-Kultur.
Sie können aber auch anders.
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If you had to identify, in one word, the reason why the human race has not achieved, and never will achieve, its full potential, that word would be "meetings".
Dave Barry, Amerikanischer Humor Kolumnist und Autor [4]
Gemäss einer Studie von Timeinvest (2020) verbringen wir jährlich fast einen Achtel unserer Arbeitszeit in irrelevanten Meetings. Die OECD (2017) identifizierte irrelevante Meetings sogar als Hauptursache für Unproduktivität.
Das zeigt sich nicht nur in den gerunzelten Stirnfalten, rauchenden Köpfen und hochgezogenen Augenbrauen im Meetingraum, sondern auch im Portemonnaie – ineffiziente und irrelevante Meetings fressen viel Geld. Das Magazin t3n hat basierend auf dem Meeting-Report von Timeinvest ein paar Hochrechnungen angestellt.
Ein Beispiel daraus: Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden verschwendet durch ineffiziente und irrelevante Meetings knapp 570'000 Euro pro Jahr (mehr dazu bei t3n). Darum helfen effiziente und gut vorbereitete Meetings nicht nur gegen den persönlichen Frust, sondern lohnen sich auch finanziell für das ganze Unternehmen.
Gemäss dem Meeting-Report sind es drei Aspekte, die besonders stark dazu beitragen, dass ein Meeting als irrelevant erlebt wird: Teilnahmepflicht (genannt von 68% der Befragten), unterschiedliche Erwartungshaltungen an das Meeting (30%) und ungenügende Vorabinformation (24%).
Ob relevant oder irrelevant – ineffiziente Meetings können eure Zeit in beiden Fällen aufsaugen. Hier sind die grössten Zeitsauger, welche die Meeting-Forschung identifiziert hat.
Irrelevante Gespräche, die nicht dem Meeting dienen, wurde am meisten als Zeitfresser genannt. Fehlender Fokus des Meetings kann auch daher rühren, dass kein Ziel definiert oder Agenda aufgesetzt wurde. Ohne Vorbereitung – kein gutes Meeting: Wer das Meeting führt, sich aber nicht mit der Technik vertraut macht und vorab keine Informationen verschickt, läuft Gefahr, Zeit zu verschwenden. Unpünktlichkeit und zu wenig Vorbereitung seitens der Teilnehmenden rütteln ebenfalls am reibungslosen Ablauf eines Meetings.
Nachfolgend schlagen wir fünf Massnahmen – abgeleitet aus der Meeting-Forschung und unseren praktischen Erfahrungen – vor, um irrelevante Meetings zu reduzieren und Zeit in Meetings zu sparen.
Alle haben eine Vorstellung, wie ein Meeting ablaufen soll – meist ist diese Vorstellung aber nicht dieselbe. Umso mehr lohnt es sich, diese Vorstellungen auf einen Nenner zu bringen und zu definieren, welche Regeln gelten. Diese drei Regeln helfen uns, unsere Meetings schlank und relevant zu halten:
Wir halten uns an den zeitlichen Rahmen, sind pünktlich und versuchen, Meetings möglichst kurz zu halten. In der Regel setzen wir die Meetings auf 30 oder 45 Minuten an und verlängern nur im Notfall und mit Zustimmung der Anwesenden.
Inhaltlich bewegen wir uns im Thema des Meetings und schweifen nicht ab. Das Check-In dient auch dazu, kurz über Persönliches zu sprechen, damit danach der Fokus auf dem Inhalt des Meetings liegt.
Alle Teilnehmenden haben eine relevante Rolle im Meeting. Wer nichts zur Agenda beisteuern kann, ist wahrscheinlich im falschen Meeting.
Die leitende Person holt vor dem Meeting die Erwartungen der Teilnehmenden ab, erstellt eine Agenda und das nötige Präsentationsmaterial. Sie eröffnet die Meetings und teilt die Agenda mindestens 24 Stunden vorab, damit die Teilnehmenden sich Gedanken zum Meeting, offenen Fragen, ihrer Rolle und den Agenda-Themen machen können. Ein kurzer Reminder hilft, dass alle Teilnehmenden pünktlich erscheinen.
Es ist sehr wertvoll, jemandem die Rolle des Facilitators (meetingleitende Person) zu übertragen. Bei uns gilt: wer einlädt, führt das Meeting. Während des Meetings sorgt die Facilitator-Rolle dafür, dass wir die Ziele erreichen, die Agenda einhalten und das Meeting kurz, relevant und interaktiv abläuft. Die Facilitator-Rolle versucht ebenfalls, Störungen vom Meeting fern und den Fokus beim Meeting zu halten. Sie verantwortet die Pünktlichkeit, was auch bedeutet, dass genügend Zeit für den Check-In zu Beginn und den Abschluss eingeplant wird. Im besten Fall macht es den Beteiligten sogar Spass, am Meeting teilzunehmen.
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Der Unterschied zwischen einem ineffektiven und einem produktiven, unterhaltsamen Meeting liegt im Verhalten derjenigen, die die Besprechungen planen und leiten.
Linda A. LeBlanc, Melissa R. Nosik [6]
Vor dem Meeting muss allen Teilnehmenden klar sein, warum es dieses Meeting braucht. Geht es um Informations-Austausch? Soll eine Entscheidung gefällt oder Ideen gesammelt werden?
Zusätzlich “checken” wir zu Beginn des Meetings ein: Wieso bin ich hier und was erwarte ich? Das verhindert, dass “falsche” Personen oder falsche Erwartungen im Meeting sind. Der Facilitator erläutert daraufhin nochmals den Kontext, die Erwartungen und Ziele des Meetings, damit alle dieselbe Vorstellung haben.
Am Ende des Meetings halten wir verbindlich fest, was bis wann von wem erledigt wird, wann die nächsten Termine folgen und stellen das Protokoll allen Teilnehmenden umgehend zu. Reflexion ist bekanntlich der erste Schritt zur Entwicklung. Um unsere Meeting-Kultur stetig weiter zu entwickeln, reflektieren wir das Meeting jeweils kurz in Form eines Check-Outs: Was lief generell gut? Was könnte verbessert werden? Wurde das Ziel erreicht? War das Meeting gut vorbereitet?
Natürlich musst du diese Massnahmen auf die individuellen Bedürfnisse deines Teams abstimmen. Sie sollen als Denkanstösse dienen; im besten Fall regen sie in deinem Team wichtige Diskussionen und Entwicklungen an, die dabei helfen, irrelevante Meetings zu reduzieren und Meetings effizienter zu machen.
Aber sind wir ehrlich: Manchmal sind es die irrelevantesten Meetings, welche spannende neue Ansichten hervorbringen. Mit einer Prise Humor genommen, leisten sie einen grossen Mehrwert für den Team-Spirit.
Möchtest du herausfinden, welche Stärken und Potenziale du als Meeting-Facilitator hast und wie du die Meeting-Kultur in deinem Team verbessern kannst?
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